Chapter -02/Basic Accounting Terms

These notes are prepared by Ms Kirti Gambhir and Typed by Ms Amisha Sharma.

                                                       ACCOUNTING

                                                       CHAPTER 2

                                     BASIC ACCOUNTING TERMS

1   1. Business transaction : Business transaction एक ऐसी economic activity है जो business की financial position में change करती है | जब business में कोई activity होती है तो उसके परिणामस्वरूप  business (व्यवसाय) की Assets (सम्पतियों) , Liabilities (दायित्वों) और Capital (पूंजी) में change आता है|

                # Features of transaction :

·        Economic activity (आर्थिक गतिविधि)

·        Types – External and Internal

·        Results in a change in the financial position of business.

·        Measured in terms of money

 

    2. Event : किसी transaction का Result/Consequence (परिणाम), event कहलाता है | For example – Sachin ने Rs. 5,00,000 Capital (पूंजी) के साथ business start किया | उसने Rs. 4,00,000 की goods cash में खरीदी और इसका ¾ the part Rs. 3,80,000 में बेच दिया | Rs. 20,000 Godown का  Rent pay किया | 

In this example,

# Transactions : (i) Investment of Rs. 5,00,000 in business.

                              (ii) Purchasing of goods for Rs. 4,00,000.

                              (iii) Making cash sales of Rs. 3,80,000.

                              (iv) Payment of Godown Rent Rs. 20,000.

Events : (a)                               Sales   = 3,80,000

          ( - )      Cost of purchases :

          ¾ of 4,00,000 = 3,00,000

         (+) Godown Rent = 20,000         = 3,20,000

                                                    Profit  =  60,000 /-

           (b) Closing Inventory / Stock / Goods

               = ¼ of 4,00,000     =  1,00,000 /-

           (c)  Total Capital             = 5,00,000

                 (+) Cash Sales           = 3,80,000

                                                     = 8,80,000

                Less : Cash Purchases  4,00,000

            Godown Rent     20,000      =  4,20,000

           Net Cash Balance                 = 4,60,000 /-

        (d) Initial Capital                          = 5,00,000

                                     (+) Profit              = 60,000

                                                                                            = 5,60,000 /

3. Account : An account is a record of all business transactions relating to a particular individual or item. Accounting में प्रत्येक person, Income or expense का  separate record prepare किया जाता sहै | इसी  record को  account कहते हैं |  For example the Account of Ram, the Account of Salary, the Account of Machinery , the Account of Rent, etc. प्रत्येक Account ‘T’ shape में तैयार किया जाता है | इसलिए इसे ‘T’ Shape Account भी कहते है |  सभी Accounts को  two sides मै divide किया जाता है |  Left side is called Debit (Dr.) Side and Right side is called Credit (cr.) Side. For example Cash Account is prepared as follows :

 

Debit (Dr.)	Cash ₹	Account	Credit (Cr.)

Account को A/C से donate करते हैं | 

1         4. Capital :    owner/ businessman / proprietor business amount invest capital Capital owner invest owner’s equity Capital Net Worth Net Assets Capital Calculate formula

                         Capital =   Assets – Liabilities

For example : Cash ₹ 20,000 , Machinery ₹ 70,000

                          Stock ₹ 90,000 ,  Debtors ₹ 40,000 and Creditors ₹ 50,000

In such a capital           =   Assets – Liabilities

           Assets          = Cash ₹ 20,000 + Machinery ₹ 70,000 + Stock ₹ 90,000 + Debtors ₹ 40,000

                                = 2,20,000

      Liabilities         = Creditors ₹ 50,000        = 50,000

          Capital         = 1,70,000/- 

1        5.  Drawing : जब  Business का owner, business में cash या  goods अपने  private use के लिए निकलवाता है तो  withdraw हुए  cash or  goods की value को owner की Drawings में लिखा जाता है |  

 6. Liability :    वह Amount जो business ने owner के अतिरिक्त , किसी Creditors/Outsiders को देनी है , उस particular amount को Business की Liability कहते हैं | Liabilities can be calculated with the help of following formula :

Liabilities   =  Assets – Capital

(i)               Internal Liabilities : जो amounts business ने अपने Proprietor/Owner को pay करनी है , उसे Internal Liability कहते हैं | For example Capital and Accumulated Profits.

(ii)              External Liability : जो  Amounts business ने outsiders को pay करनी है , उसे external liability  कहते हैं | For example-  Creditors, loans, bank overdraft etc.

(a)   Non – Current Liabilities : इन Liabilities की Payment Long Period ( normally after more than one year ) में करनी होती है |  For example Long term loans and Debentures.

(b)   Current Liabilities : इनकी payment within a year ( under 365 days ) में करनी पडती हैं | For example-  Bills Payable (BIP) , Creditors, Outstanding expenses, short term- loans etc.

7. Assets :    कोई भी वस्तु जो business की ownership में है या business की property है तो उसे business की Asset ( सम्पत्ति ) कहा जाता है | For example : Cash or Bank Balances, Stock, Furniture, Machinery, Goodwill, Bills Receivable (BIR) etc.

 

(i)               Current Assets : जो Assets within one year cash में convert हो जाती हैं , उन्हें current assets कहते हैं |

 Examples : Debtors, Stock, Bills Receivable (BIR) 

(ii)              Non – Current Assets : Business जिन  Assets को Goods or services की production में  continuously use करता है, उन्हें Non – Current Assets कहते हैं | इन Assets को resale purpose के लिए purchase नहीं किया जाता |

Example : Land and Building, Computer Plant and machinery etc.

(A)         Tangible Assets : जिन Assets को देखा व छुआ जा सकता है , उन्हें Tangible assets कहते है          | जैसे -  furniture, Machinery, Computer etc.

(B)           Intangible Assets : इन Assets का कोई physical existence नहीं होता अर्थात इन्हें न तो देखा जा सकता है और न ही छुआ जा सकता है |

Example – Goodwill, Computer Software,    Patents, Trade Mark etc.

(iii)            Fictitious/Nominal Asset : इन Assets कों न तो cash में convert किया जा सकता है और न ही इनसे future में कोई profit earn किया जा सकता है |   

Example : Debit balance of P And L A K and advertisement Expenses etc.   

8. Revenue : Goods या Services को sale करके जो payment receive होती है उसे Revenue कहते हैं | It includes receipt of Rent commission, interest etc. Revenue is related with the day to day affairs of the business and should also be regular in nature.

9.     Expenses : Goods/Services को produce और Sale करने में जो Cost incur होती है या लगती है , उसे Expenses कहते है | It Includes :

-        Cost of goods sold.

-        Amount paid for Rent, interest, Salary etc.

-        Decline in the value of Asset by the use of such Asset.

10.    Income : Surplus of Revenue over expenses (explained earlier) is called Income. In other      words,

             Income =  Revenue – Expenses

Example : The Goods costing ₹ 4,00,000 are sold for ₹ 5,00,000. In such a case

                                Revenue  =    5,00,000

                      Cost/Expenses  =    4,00,000

                                  Income   =     1,00,000/-

11. Profit :   Business के Total Revenue और Total Expenses का difference, (for an accounting       period, which is one year) Profit कहलाता है | Profit owners की investment को increase करता है |   Profit =  Total Revenue – Total Expenses

12.  Gain :   Gain एक Business की individual transaction monetary benefit होता है | Such as : Sale of Fixed Asset, winning a count case etc.

Example : A Building costing ₹ 10,00,000 is sold for ₹ 12,00,000 ; ₹ 2,00,000 will be the gain on sale of building.

13. Revenue from Operations : एक business अपनी operating activities से जो Revenue earn करता है, उसे उस business का Revenue from  operations कहते हैं |  

Revenue from Operations = Revenue from Sale of goods + Revenue from sale of services

14. Purchases : Purchases denote purchase of goods in which business deals. एक Manufacturing concern के लिए goods raw material होता है जबकि trading concern के लिए goods में वस्तुए होती है जिन्हें resale purpose के लिए ख़रीदा गया हो | Purchase में Fixed Assets की Purchase को include नहीं किया जाता |  But,

                           Purchase =  Cash Purchase + Credit Purchase

#   Purchase returns = Purchase की गयी जो goods suppliers को return कर दी जाती है , वो Purchase Returns में include की जाती है तथा इसकी Amount को Purchases में से Subtract किया जाता है | 

15. Sales : जब  goods or services की ownerships customers को transfer कर दी जाए , then it is called Sales. Sales also can be in cash or credit. Sales word का use उन्ही goods की sale के लिए किया जाता है जिन्हें resale purpose के लिए purchase किया हो | Sale is never use for the sale of Assets.

Example – If a cloth seller sells cloth , it will be termed as sales , but if the same cloth dealer sales old furniture , it will be termed as sales.

16. Loss :  Loss means difference between total expenses and total revenues of a business for a particular period. In other words,

                       Loss =   Total expenses – Total Revenues

We can say, अगर  business के Total Expenses, Total Revenues से ज्यादा है तो business को loss suffer करना होगा |

Example – If revenues are ₹ 2,00,000 and expenses are ₹ 2,40,000 the loss will be ₹ 40,000.

17. Entry : जब किसी  transaction or event को accounting books में record किया जाता है, then it is called ‘entry’.

18. Bad Debts : Debtor वह person होता है जिससे business ने पैसा लेना है | जो Amount Debtors से  recover न किया जा सके, वह bad debts कहलाती है | 

19. Insolvent : जब कोई  person या business enterprise अपना कर्ज चुकाने में असमर्थ हो जाये , तो उसे Insolvent ( दिवालिया) declare कर दिया जाता है | 

20.  Solvent : जो  person या business enterprise अपना कर्ज चुकाने में समर्थ / योग्य है, वह Solvent कहलाती है |

21. Trade Receivable :  वह Amount जो business ने अपने customers से लेनी है जिन्हें business ने उधार sale की थी , Trade Receivable ( T/R ) कहलाती  है | 

(i)               Debtors:-  Debtors वे Persons or firms होती हैं जिन्हें goods/services credit base पर sale की गयी हो |

(ii)              BIR          :-  BIR एक accounting bill होता है जिसमे लिखी गयी amount buyer एक Particular date को seller/vendor को pay करता है | BIR seller draw/issue करता है | 

22. Trade Payables  : वह  amount जो business ने outsiders को देनी है , वह Trade payable कहलाती है | 

(i)               Creditors :- वह outsiders persons or firms जिनसे business goods/services उधार purchase की थी, उन्हें business के creditors कहा जाता है |

(ii)              BIP           :- BIP buyer द्वारा draw किए जाते है जिनके तहत वे bill में लिखी amount एक निर्धारित date को seller को pay करता है |

23. Goods :  Goods में उन things को include किया जाता है जिन्हें resale purpose से purchase किया जाता है या जिनका प्रयोग finished product तैयार करने के लिए लिया जाता है |

Example :- एक Stationery Trader के लिए stationery goods है जबकि दूसरे traders के लिए यह एक expense है |

24. Entity :  Entity का अभिप्राय एक Economic Unit से है जिसका निर्माण goods or services produce करके income earn करने के लिए किया गया हो |

For Example :- L.G. Electronics, Wipro, Maruti Suzuki Etc. 

25. Cost :  Cost वह amount or volume है जो goods और services के exchange के लिए pay की जाती है | Cost money की form में हो सकती है और money के equivalent terms में भी हो सकती है |

For example :- Cost of Machinery includes Purchase Price, freight and installation expenses etc.

26. Investments :  Investment (विनियोग) से अभिप्राय  Excess funds को Companies के share or debentures में invest करने से है ताकि excess funds से earning generate की जा सके |

27. Turnover :   It means total sales एक business enterprise में एक particular time period ( generally accounting period, which is one year ) की total sales को उस business enterprise की Turnover कहा जाता है |

28.  Livestock :   Livestock में उन पशुओ को include किया जाता है जिन्हें business activities में help के लिए पाला जाता है |  

For example :- Domestic animals such as cattle or horses are known as livestock.