Session 2:
Procedure for Receiving and
Dispatching Stock to Stores (स्टोर में स्टॉक प्राप्त करने और भेजने की प्रक्रिया)
प्रत्येक रिटेल स्टोर के पास वस्तुओं को प्राप्त करने के लिए रिसीविंग एरिया (जिस क्षेत्र में वस्तुएं प्राप्त की जाती है) होना चाहिए। रिटेल स्टोर के बैक ऑफिस (back
office) में जब वस्तुएं पहुंचती है, उनको कंटेनर्स, कार्टून्स, क्रेटस या दूसरी चीजों में पैक की जा सकता है, जबकि कुछ वस्तुओं को हैंगर्स या पैलेट्स में। वस्तुओं की प्राप्ति बहुत ही ध्यान से
(carefully) और जल्दी
(quickly) करनी चाहिए। रिटेल स्टोर ऑपरेशन सहायक
(retail store operation assistant) के पास वस्तुओं को ध्यान से हैंडल करने की योग्यता होनी चाहिए। वस्तुओं को भेजने और प्राप्त करने के गलत और त्रुटिपूर्ण रिकॉर्ड से होने वाले परिणामों के बारे में भी उसे जानकारी होनी चाहिए। रिटेलिंग का मुख्य कार्य सप्लायर से वस्तुओं को प्राप्त करना है। रिटेल स्टोर ऑपरेशन सहायक के द्वारा अपने कर्मचारियों के साथ मिलकर वस्तुओं को प्राप्त करने की मानक प्रक्रिया
(standard procedure) का पालन किया जाता है। प्राप्त करने की प्रक्रिया
(receiving process) वस्तुओं के लिए एक स्टोर से दूसरे स्टोर तक अलग-2 हो सकती है और वस्तुओं की प्रकृति
(nature of the product) के अनुसार भी अलग-2 हो सकती है।
एक रिटेल स्टोर के रिसीविंग सेक्शन (स्टोर का वह भाग जो वस्तुओं को प्राप्त करता है) के कौन-2 से कार्य है?
1. आने वाले मैटेरियल्स को प्राप्त करना।
(Receive incoming materials)
2. शारीरिक रूप से प्राप्त सामग्री की जाँच करना।
(Physically check received material)
3. शीघ्र और उचित निरीक्षण की व्यवस्था करना।
(Arrange for speedy and proper inspection)
4. माल का इनवर्ड नॉट
(inward note) तैयार करना अर्थात आने वाले सामान की एंट्री इनवर्ड रजिस्टर
(inward register) में करना।
5. संबंधित विभाग को वस्तुओं की उपलब्धता के बारे में जानकारी देना या वे वस्तुएं जो उन्हें चाहिए और वे उपलब्ध नहीं है, के बारे में जानकारी देना।
6. यदि किसी सामान की ज्यादा
(excess) या कम (short) या खराब
(defective) सप्लाई आ गई तो उसकी सुचना क्रय विभाग
(purchase department) को देना।
7. भंडारण के लिए (for
storage) सामान को उपयुक्त स्थानों
(appropriate places) पर भेजना।
8. संबंधित रिकॉर्ड तैयार करना।
माल प्राप्त करने के लिए आवश्यक प्रक्रिया (Procedure required for receiving
goods) क्या है? अथवा एक रिटेल स्टोर में वस्तुओं को प्राप्त करने की आवश्यक प्रक्रिया कौन सी है?
माल प्राप्त करने के लिए आवश्यक प्रक्रिया में निम्नलिखित को शामिल किया जाता हैं:-
∙ रिटेल स्टोर के लिए माल की पहचान करना
(identifying goods for the retail store.)
∙ रिटेल स्टोर के लिए ऑर्डर किए गए सामानों की जाँच करना
(checking goods ordered for the retail store.)
∙ माल के प्रेषण/भेजने की पुष्टि करना। (confirming
the dispatch of goods.)
∙ ऑर्डर और चालान/ इनवॉइस के साथ माल प्राप्त करना।
(receiving goods with order and invoice.)
∙ माल की मात्रा, विवरण और कंटेनर की गुणवत्ता के बारे में जाँच करना।
(checking the quantity of goods, description about the goods and quality of
container.)
∙ चालान पर हस्ताक्षर करने से पहले सामानों की पूरी जाँच करना।
(thorough checking of goods before the invoice is signed.)
∙ माल प्राप्त करने की प्रक्रिया के लिए मानक प्रावधान/ नियम का पालन करना। (Following
the standard provision for the process of receiving goods.)
∙ बिल
(invoice) के अनुसार प्राप्त सही वस्तुओं को टिक करे और उन्हें तुरंत सेल्लिंग फ्लोर
(selling floor) पर रखवाएं।
∙ पहले से बेचे गए सामान का वितरण जितनी जल्दी सम्भव हो करे। (Allocating
pre-sold goods for earliest possible delivery.)
∙ Lading/invoice के बिल में वर्णित डिब्बों की संख्या के मिलान की पुष्टि करे।
∙ क्षति के संकेतों
(signs of damage) के लिए कंटेनरों की जांच करना जिसमे कंटेनर की सील टूटी हुई होना
(broken seals), रिसाव (leaks) या छेद
(tears) का होना इत्यादि को शामिल किया जाता है।
∙ प्राप्त माल के वजन की पुष्टि करना। (Verifying
weight of goods received.)
∙ माल के अनुसार वितरण पर्ची को चिह्नित करना।
(Marking the Delivery slip according to the goods.)
∙ प्राप्त हुए खराब या क्षतिग्रस्त
(damaged or incorrect) सामान के बारे में आपूर्तिकर्ता
(supplier) को सुचना देना।
∙ क्षतिग्रस्त सामान की मरम्मत या बदलने की व्यवस्था करना।
(Making arrangements for repairing or replacing damaged goods.)
ग्राहकों को माल भेजने के लिए आवश्यक प्रक्रिया क्या है? (What is the procedure required for
dispatching goods to customers?)
एक स्टोर संचालन सहायक
(stores operations assistant) के द्वारा ग्राहकों को माल भेजने के लिए स्टोर की प्रक्रिया का पालन करना पड़ता है। जैसे:-
∙ कागजी कार्रवाई से सावधान रहें। (be
careful with paperwork.)
∙ यह सुनिश्चित करें कि सही माल भेजा जाता है।
(ensure that correct goods are dispatched)
∙ सही मात्रा
(quantity), विवरण (description) और गुणवत्ता
(quality) के साथ वस्तुओं को स्टोर फ्लोर से भेजा जाता है।
∙ क्षतिग्रस्त
(damaged) उत्पादों (products) को स्टोर फ़्लोर से भेजने से बचें।
∙ उत्पादों
(products.) को भेजते समय सही पैकेजिंग
(correct packaging) सुनिश्चित (ensure) करें।
∙ डिस्पैचिंग स्टाफ
(dispatching staff) के बीच में आत्मविश्वास
(confidence) पैदा करे और सुनिश्चित करें कि वे उत्पादों तक पहुँचने में उपकरणों
(equipment) को सही ढंग से हैंडल करते हैं।
∙ हर रोज जो माल भेजा जाता है उसको रिकॉर्ड करे और उसकी सुचना उच्च अधिकारी
(higher authority) को दे।
∙ पूरी कागजी कार्रवाई
(paperwork) को सबूतों
(evidences) के साथ सही ढंग से
(correctly) बनाए रखें।
डिलीवर की गई वस्तुओं को लेने से मना करने की प्रक्रिया (Refusal procedure) लिखे।
जब माल डिलीवरी के लिए पहुंचता है, तो उसे सभी पहलुओं में सही होना चाहिए। जैसे उस पर लगी हुई सील का टूटा हुआ नहीं होना चाहिए और कंटेनर फटा हुआ या लीक नहीं होना चाहिए। यदि सामान की डिलीवरी जल्दी देनी है और जिसमे इंतज़ार नहीं किया जा सकता, तब उस पर बिना चेक
(unchecked) का सामान लिख कर साइन
(sign) कर देने चाहिए। यदि सामान टुटा हुआ
(damaged) दिखाई देता है तब इस स्तिथि में एग्जीक्यूटिव
(executive) दो तरीके से सौदा
(deal) कर सकता है।
∙
उत्पाद लेने से इंकार कर देना (Refuse to take the product)
∙
उत्पाद (product) को स्वीकार करे और क्षतिग्रस्त
सामान (damaged goods) जिसके
बारे में एग्जीक्यूटिव को पता है उसके बारे में डिलीवरी पेपर पर damaged
goods लिख
कर
साइन (sign) कर दे।
दोनों तरीकों में, रिटेलर के द्वारा क्षतिग्रस्त माल
(damaged goods) के बारे में फोन पर सप्लायर
(supplier) को सुचना देनी चाहिए। डिलीवर किये गए क्षतिग्रस्त माल के बारे में रिटेलर के द्वारा एक रिपोर्ट तैयार कर लेनी चाहिए और जिसकी एक कॉपी सप्लायर को भेज देनी चाहिए और दूसरी कॉपी पर्सनल रिकॉर्ड के लिए अपने पास रख लेनी चाहिए। रिटेलर सप्लायर को फोन कर तुरंत सुचना भी दे सकता है। यदि सप्लायर माल
(goods) बदलने के लिए तैयार है तो इसकी सुचना डिलीवरी एग्जीक्यूटिव को दे क्योकि डिलीवर की गई वस्तुओं से संबंधित सभी समस्यों को हल करने और ग्राहकों को संतुष्ट करने की जिम्मेदारी सप्लायर की होती है।
स्टोर रिटर्न (store returns) की समस्या को कम करने के लिए आप कौन से सरल कदम (simple steps) लोगे?
1.
रिटेलर की रिटर्न पॉलिसी को हमेशा चेक करना (Always check the retailer’s return
policy) - ऑनलाइन शॉपिंग करते समय रिटेलर की रिटर्न पॉलिसी चेक करना बहुत ही महत्वपूर्ण होता है। कुछ केस में रिटेलर सामान वापिस लेने से मना कर देता है और कभी-2 रिफंड (पैसे वापिस करना) भी नहीं करता लेकिन कस्टमर के खाते
(account) में पैसे (amount) जमा
(credit) हो जाती है।
2.
प्राप्तियों पर टैग बनें रहने दे (Keep tags on receipts) - खरीदी गई वस्तुओं से तब तक कोई भी टैग ना हटाए जब तक यह सुनिश्चित नहीं हो जाता कि आप उन वस्तुओं को रखने जा रहे है।
3.
वापसी के लिए तैयार (Ready for return) - माल को वापिस लौटने
(return) के अनुरोध
(request) को स्वीकार करने के लिए रिटेलर को पहले से ही तैयार कर लेना चाहिए और इसके लिए आवश्यक व्यवस्था करें। माल को वापिस करने के लिए ग्राहक अपने साथ उसकी रसीद और पहचान पत्र
(identity proof) अपने साथ जरूर लाये।
4.
भावना को रोकना (Hold the emotion) - ग्राहकों के साथ बात करते समय भावुक नहीं होना चाहिए।
5.
माल
लौटाने में देरी (Delay in returning goods) - माल लौटने में देरी नहीं करनी चाहिए क्योकि कई रिटेलर के द्वारा सामान बेचने के बाद उस सामान को वापिस लौटने के लिए एक फिक्स टाइम होता है और उसके बाद लौटाए जाने वाले सामान को वे स्वीकार नहीं करते।
वस्तुओं की कमी (shortages) और अधिक आपूर्ति
(over supply) के बारे में सुपरवाइजर को सूचित करना - स्टोर संचालन सहायक
(store operation assistant) का यह कर्तव्य है की वह विभिन्न प्रकार की वस्तुओं की कमी
(shortages) और अधिक आपूर्ति (over
supply) के बारे में सुपरवाइजर को सूचित करे ताकि सुपरवाइजर के द्वारा जो वस्तुए शार्ट (कम) है उन्हें समय पर उपलब्ध करवाने और जो वस्तुए अधिक है उनका प्रबंधन करने के लिए आवश्यक कार्यवाही करने में सहायता मिले।
Check your Progress
A.
Fill in the Blanks
1. Clothing items are tangible
goods. (कपड़ों के सामान मूर्त सामान हैं।)
2. Furniture items are tangible
goods. (फर्नीचर आइटम मूर्त सामान हैं।)
3. Customer service is an
example of intangible
goods. (ग्राहक सेवा अमूर्त वस्तुओं का एक उदाहरण है।)
B. Multiple Choice Questions
1.
The purpose of goods classification is ___________________.
(
माल
वर्गीकरण का उद्देश्य …………………………………….. है)
a) To save time (समय बचाने के लिए)
b) Lesser efforts (कम प्रयास)
c) Prevent conditions of goods
from worsening (माल की स्थिति को बिगड़ने से रोकना।)
d) All (a), (b) and (c) (सभी (a), (b) and (c)
2.
The examples of Durable goods are _____________________.
(
टिकाऊ वस्तुओं के उदाहरण…………………………………………..हैं)
a) Furniture
b) Kitchenware
c) Consumer electronic
appliances (उपभोक्ता इलेक्ट्रॉनिक उपकरण)
d) All (a), (b) and (c)
3.
While receiving goods at the store ______________________.
(
स्टोर पर सामान प्राप्त करते समय……………………………………………)
a) Only price of the product
should be checked. (केवल उत्पाद की कीमत की जाँच की जानी चाहिए)
b) Freight should be done
quickly (भाड़ा जल्दी से किया जाना चाहिए)
c) Freight is not necessary.()
भाड़ा (माल ढुलाई) जरूरी नहीं है
d) None of the above. (इनमे से कोई भी नहीं)
4. Examine the containers for/while _____________________.
(…………………………………………………………….के
लिए/के
दौरान कंटेनरों की जांच करें)
a) Damage including leaks, tears, broken seats (रिसाव, आँसू, टूटी सीटों सहित नुकसान)
b) Receiving at Sales floor. (सेल्स फ्लोर पर प्राप्त करना)
c) Time of packing. ( पैकिंग का समय)
d) None of the above. (इनमे से कोई भी नहीं)
5. Damaged or incorrect goods are _____________________.
क्षतिग्रस्त या गलत माल
_____________________ हैं।
a) Not packed properly. (ठीक से पैक नहीं किया गया)
b) Packed properly. (ठीक से पैक किया गया)
c) Got for a lesser price. (कम कीमत के लिए मिला है)
d) All (a), (b) and (c) (सभी (a),
(b) and (c)
C.
State whether the following are True or False
1.
Goods are not correctly labelled before placing on the selling floor. (False)
(वस्तुओं को सेल्लिंग फ्लोर पर रखने से पहले सही ढंग से लेबल नहीं किया जाता है।) (असत्य)
2.
Goods should be dispatched correctly with actual quantity, correct description
and mentioned quality to store floor. (True)
सामानों को वास्तविक मात्रा, सही विवरण और गुणवत्ता के साथ सही तरीके से स्टोर फ्लोर पर भेजा जाना चाहिए। (सत्य)
3.
Pre-sold goods are allocated for earliest possible delivery. (True)
(पहले से बेची गई वस्तुओं को जल्द से जल्द वितरण के लिए आवंटित किया जाता है।) (सत्य)
4.
It is not necessary to verify the weight of the goods received. (False)
(प्राप्त माल के वजन को सत्यापित करना आवश्यक नहीं है।) (असत्य)
5.
It is important to confirm if the number of cartons match the quantity
mentioned in the bill of lading invoice.
(True)
यह पुष्टि करना महत्वपूर्ण है कि क्या कार्टन की संख्या बिल के चालान में उल्लिखित मात्रा से मेल खाती है। (सत्य)
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